La dématérialisation fait désormais partie intégrante du processus de transformation digitale des entreprises. L’ensemble des secteurs d’activités s’impliquent dans cette stratégie. Leur objectif est de simplifier leur gestion administrative et d’optimiser l’ensemble de leurs flux d’informations. La dématérialisation offre ainsi une meilleure gestion des fournisseurs, des commandes et un traitement plus rapide et efficace des factures.
Les derniers bouleversements sanitaires de ces derniers mois mettent en exergue les avantages intégrés à la digitalisation. Ainsi les entreprises qui ont fait front face à la crise sont celles ayant anticipé la dématérialisation de leurs documents.
Que devez-vous savoir sur la dématérialisation ? Pourquoi digitaliser ses processus comptables ? Point sur l’ensemble des bénéfices.
Tout savoir sur la dématérialisation des documents comptables
Qu’est-ce que la dématérialisation des documents ?
La dématérialisation correspond à la numérisation de l’ensemble des supports papiers d’une entreprise. Concrètement, les entreprises peuvent basculer facilement un document papier à un document numérique. Ainsi, les technologies associées à l’OCR, l’ICR et la GED simplifient ces processus.
Numérisation des factures, des bulletins de paies, des bons de commandes, des relevés bancaires : la dématérialisation est sans limite. Elle peut même aller plus loin en automatisant les tâches inhérentes aux services administratifs.
Les nouvelles lois sur la facture électronique
Depuis maintenant un an l’ensemble des entreprises françaises au service de L’État doivent recourir à la facture électronique. Loin d’être une pionnière en comparaison à ses voisins Européens, le projet de loi des finances 2021 permet à la France de rattraper son retard. Par conséquent, d’ici deux à quatre ans, l’ensemble des entreprises assujetties à la TVA devront avoir recours à un procédé de facturation électronique, tant pour leurs clients que pour leurs fournisseurs.
Les différents modes de dématérialisation
Il existe différents modes de dématérialisation : l’OCR (la Reconnaissance Optique de caractères), l’ICR (la Reconnaissance Intelligente de caractères) et la GED (la Gestion électronique des documents). A savoir : l’ensemble des flux d’informations entre les collaborateurs d’une entreprise s’intègrent aux processus de dématérialisation. En effet, ces flux s’associent par le biais de la gestion distancielle des tâches.
Le système basé sur la Reconnaissance Optique de Caractère (OCR) est un dispositif qui permet de scanner un document texte en format papier sur un support numérique dont les éléments peuvent être modifiés (smartphone, ordinateur, tablette …). Il permet d’exploiter l’ensemble des documents administratifs : les notes de frais, les factures papiers, les bons de commandes. Par conséquent, ces documents sont transmis au service concerné à l’aide de la lecture automatique d’informations permettant le guidage : par exemple le nom du fournisseur, les montants (TTC, HT, TVA). Contrairement à l’OCR, la Reconnaissance Intelligente de caractères (ICR) correspond à la lecture et la retranscription des textes manuscrits.
Quant à la Gestion électronique des documents (GED), elle se définie en quatre étapes : l’acquisition, le traitement, le stockage et la diffusion de documents. Ainsi, elle diffuse et gère des des documents manuscrits ou électroniques au sein d’une organisation.
La conformité des documents numérisés
Les documents électroniques ont une valeur similaire aux documents papiers. Les documents papiers (informatiques et manuscrits) se numérisent et se classent électroniquement. Ils bénéficient formellement d’un certificat de scellement afin d’être authentifiés.
Pourquoi dématérialiser ses documents ?
Les problématiques des entreprises face à la dématérialisation
L’instauration de la digitalisation n’est pas sans crainte pour les entreprises en matière de sécurisation des données. Celles-ci souhaitent avant tout garantir la sécurité des informations et valider la légalité d’une signature électronique de contrat.
De plus, les risques de vol d’informations ou d’espionnages produisent une certaine méfiance à l’égard de ces technologies. Ces menaces amènent certaines entreprises à conserver les versions papiers en cas de défaillance du système. Les documents se trouvent pourtant sur un serveur ou un cloud qui stockent l’ensemble des données. Cependant comment assurer leur totale protection ? En effet, les logiciels de protection et d’archivage électronique amoindrissent le risque mais pas les craintes des entreprises.
L’investissement dans la dématérialisation représente un coût considérable dans l’achat de matériels informatiques et dans le stockage des documents. De plus, il semble plus judicieux de faire appel à des experts capables de guider les entreprises dans leur transformation digitale. Toutes les entreprises, notamment les PME, peinent toutefois à investir.
Lors de la crise sanitaire et économique de nombreuses entreprises ont vu leur activité chuter et leur chiffre d’affaires baisser considérablement. Les contraintes sanitaires sont telles qu’elles engendrent parfois, des retards de livraisons ou de paiements. Le contrecoup de la distanciation sociale retreint les déplacements des entreprises pour fournir à temps certains documents importants à son cabinet d’expertise comptable. Ces derniers d’ailleurs, en particulier ceux qui n’avaient pas intégré la digitalisation dans leurs processus, ont eu des difficultés de gestion qui les a freiné dans leurs tâches quotidiennes.
Les principaux avantages de la dématérialisation
Tout d’abord, la numérisation des documents fait gagner du temps. Plus besoin de se déplacer ou de perdre du temps à rechercher des informations. En quelques clics, les collaborateurs, même à distance, y ont accès. Elle permet ainsi une meilleure traçabilité des documents et une économie de temps. De plus, les collaborateurs reçoivent une notification à chaque fois qu’un document est en attente de leur intervention.
Un gain d’espace dans le stockage des documents
En termes de logistique, la dématérialisation permet un réel gain de place de stockage de documents. L’optimisation de l’espace des bureaux est une réelle problématique pour les entreprises ou les cabinets d’expertise comptable. Ainsi tout est stocké dans un serveur ou un cloud, ce qui maximalise considérablement la place dans les locaux.
Des économies financières
Les économies financières inhérentes à la digitalisation sont possibles. La transformation digitale a un coût. Cependant elle peut générer des économies en termes de papier, encre et de stockage à ne pas négliger. Elle réduit considérablement la masse de documents papiers tout en déchargeant l’expert-comptable du « scannage » des notes de frais, factures ou tout autre document. La dématérialisation représente ainsi un véritable gain de temps pour une productivité démultipliée.
Les sécurisation des données
Même si elle peut faire peur, les données sont considérablement bien sécurisées, notamment les éléments comptables. L’optimisation et l’automatisation des processus permettent de n’oublier aucune information nécessaire. On constate une réduction des délais de paiements et une fluidité dans le traitement des informations.
En période de crise comme nous le vivons actuellement, la dématérialisation offre un réel avantage concurrentiel. L’État quant à lui, a prévu sa loi sur les factures électroniques afin de lutter contre la fraude à la TVA et les difficultés de collecte.
Concrètement, cette dématérialisation offre plusieurs bénéfices pour les entreprises et les cabinets d’expertise comptable : une meilleure gestion des paiements, des relances clients, la limitation des retards et l’amélioration des relations avec les fournisseurs et les clients. Les missions de l’assistant administratif se diversifient au profit de tâches à plus fortes valeurs ajoutées, plus productives voire même plus humaines.
Une application pour mieux gérer la dématérialisation
La dématérialisation des factures va devenir petit à petit une obligation légale pour toutes les entreprises. Cependant elle s’inscrit dans une démarche de continuité face à leur transformation digital. Elle devient même l’un des chantiers prioritaires pour ces prochaines années.
Pour aider les entreprises à se digitaliser, ma.compta.express propose une solution aux cabinets d’expertise comptable et de leurs clients. Cette solution a pour objectif de simplifier les tâches de pré comptabilité des entreprises de façon à rendre ces données exploitables pour les cabinets d’expertise comptable : la récupération des données à l’aide de l’OCR et de l’IRC, le stockage et à la sécurisation des documents, le rapprochement des documents au flux bancaire,… L’application répond aux différentes problématiques de ces acteurs avec une simplification des démarches à l’aide de la dématérialisation.
