L’OCR et la GED sont deux notions à appréhender afin de booster la productivité de votre entreprise. Dans le domaine de la comptabilité, ces technologies facilitent la gestion documentaire, le stockage et de l’exploitation numérique.
Ainsi l’OCR, la Reconnaissance optique de caractères, désigne les procédés informatiques pour la traduction d’images ou de textes imprimés en fichier texte. Elle isole les informations d’un fichier numérique pour les stocker dans une base de données ou sur tout autre support informatiquement exploitable. En d’autres termes elle représente une technologie capable de convertir différents types de documents en fichiers modifiables. La GED correspond elle, à la Gestion documentaire, en l’occurrence tous les processus numériques liés à la gestion des flux de documents électroniques.
S’équiper de ces solutions devient un enjeu majeur pour les entreprises afin d’appliquer une automatisation intelligente et complète des dossiers comptables. Comment l’OCR et la GED permettent-elles de booster votre productivité ?
La réduction des tâches répétitives
Ces nouvelles technologies n’ont pas pour vocation de remplacer le travail de l’homme. Au contraire, elles apportent une simplification de leurs tâches rébarbatives à travers plusieurs bénéfices : un gain de temps, une amélioration de la relation client, une gestion financière plus sécurisée et une réduction des coûts.
Dans la mesure où le scan des factures ou des devis ne suffisent pas à extraire les informations pertinentes (une écriture manuelle complète cette tâche), dans un premier lieu l’OCR permet de décharger les experts comptables de cette saisie. Ainsi certaines tâches à faible valeur ajoutée sont automatisées (archivage, gestion des stocks, relances). De plus, la collecte des documents des clients est facilitée (notes de frais, justificatifs, rapprochements bancaires, analyse des liasses fiscales). Les robots vont alors scanner, stocker les documents et les données pour finalement rapprocher les factures avec les transactions bancaires. Ainsi les experts comptables peuvent se concentrer sur leur rôle de « conseiller » en fonction des résultats des informations analysées.
